この記事でわかること
企業でBCP対策を策定しようとするとき、何を優先するか迷うことでしょう。しかし自社について見直せば何を重要とするかは分かってくるはずです。ここではBCP対策を作り実施する時の優先順位について解説します。
BCP対策は何のため？
自然災害やテロ攻撃などの緊急事態に備えて、企業はいかなる時でも事業を継続できるような事前計画が必要です。 災害など、もしもの事態が起きた時にどの業務を残すか判断していては遅く、その判断が間違っていれば企業の存続に関わるからです。また損害を受けても早急に復旧し通常のサービス提供をすることで、企業の信用度アップも期待が持てます。
緊急時にスムーズに動ける
規模の大きな企業ほど緊急事態に末端まで連絡を回せなくなりがちで、現場が戸惑い対応に遅れる可能性があります。そのため平常時にBCP対策を準備しておき、避難訓練を重ねてどこへ何を連絡するか学んでおくと、従業員が各自で動けるはずです。
備蓄品を整えることもBCP対策には必要で、帰宅困難になった従業員を会社にとどまらせる場合などに必要です。一部の人だけでなく、多くの従業員が備蓄品について把握していると、緊急時現場にいた従業員が動きやすくなります。
BCP対策の優先順位の決め方
BCP対策を策定する場合、優先順位を決めることがポイントです。しかし通常業務をこなす中で把握しきれていないかもしれません。どう優先順位を判断するかのポイントを説明します。
中核事業のみ残す
BCP対策の目的は事業の継続のため、収益を上げることが目的です。事業の中でも利益の大部分を担う中核事業だけを残して緊急時は経営します。事業を絞ると安定した収益と復旧効率のアップにつながるため、扱う事業の多い企業ほど確かな見極めが重要です。
従業員の行動を具体的にする
抽象的なBCP対策を立てると、実際緊急事態に陥った時、具体的な行動がとれません。そのため内容は、意識的な目標より具体的な行動を詳細に決めておきます。
災害が起きた時、居た場所によってとる行動が異なるため、あらゆる条件を想定した具体策を決めておくことです。
全従業員が把握し訓練を重ねる
策定したBCP対策は実行して初めて意味を成すため、全従業員は、役職に関わらずBCP対策の訓練を行いましょう。たくさんの従業員に周知するには、まずBCP対策をマニュアル化して誰もがアクセスできる場所に置き浸透させます。
自分が担当する部署で何を優先し行動するか把握した上で、日々の訓練に取り組むことです。
定期的に災害や事件・事故を想定した訓練をして実際の緊急事態の時、迷わず動ける準備をします。また、訓練をするなかで実際は想定した内容と違った場合、より良い内容にBCP対策を書き換えます。BCP対策の内容を最新のものにするためにも、訓練の定期的な継続は大切です。
BCP対策に必要な費用を考える
経営者はBCP対策に必要な費用をどうするか考えなくてはなりません。そのためには、予算として計上しておく、また、補助金を利用するという方法があります。
毎年の予算に組み込む
BCP対策には、まとまった費用がかかるため、 年度ごとに予算を決めておく必要があります。しかし、経営者自身でBCP対策を立てる場合、通常業務と並行して取り組むためなかなか進まない場合が多いです。
専門的な知識も必要になるため、コンサルティング会社か行政士事務所に策定を依頼するとスムーズです。システム重視の内容を求める場合は、コンサルティング会社へ、法務面に強い内容にしたい場合は行政士事務所への相談をお勧めします。
ただし、どちらも依頼料がかかるため依頼料も予算に含めておきます。
補助金を利用する
BCP対策の実行のために設備投資したり全社にソフトを導入したりすれば、まとまった金額が必要です。必要とはいえ大きな出費を控えたい企業は少なくないでしょう。そんなときは自治体が募集する補助金の利用を検討しましょう。
補助金は募集期間があるためその間に必要書類を提出して審査を受けます。提出する書類の準備が難しければ、プロに相談してサポートを受けても良いでしょう。これまででは補助金対象になる費用の半分から3分の2が支給されています。
申請で間違いがないように準備し補助金を受け取って、十分なBCP対策の実行がポイントです。
まとめ
企業がBCP対策を立てて実行するとき、その優先順位は最も利益を上げている業務を残すことです。優先順位が分からなければまず利益の高い事業をはっきりさせるため、業務全体の洗い出しをします。
この方法は現在の業務における無駄の発見にもつながるので、一石二鳥ではないでしょうか。またBCP対策に投資する費用は予算に組み込んで準備し、補助金も上手な活用がおすすめです。